Что такое инвойсинг и как выставить инвойс

Что такое инвойс

Термин «инвойс» происходит от английского «invoice», что в переводе означает счет на оплату или счет-фактура, то есть документ, который получает покупатель от продавца для оплаты определенных товаров или услуг. Инвойс может содержать не только стоимость и количество товаров, но также данные об отправителе, получателе и налоговых сборах.

Инвойсинг – это процедура создания и выставления такого счета покупателю.

После принятия в 2003 году закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» стало возможным применение электронного, или онлайн-инвойсинга. Под этим термином подразумевается создание и отправка счета покупателю для оплаты в интернете.

Электронный инвойс сегодня почти полностью вытеснил бумажный. Продавец может сформировать инвойс, в котором будет указан перечень продуктов и их стоимость, непосредственно в личном кабинете на сайте платежной системы, а далее отослать клиенту ссылку на веб-страницу с документом через мессенджер, по email, в SMS или через любой другой канал коммуникации. Покупателю нужно лишь выбрать наиболее комфортный для него способ оплаты. Весь процесс проходит в интернете, без использования каких-либо бумажных документов.

Онлайн-инвойсинг будет полезен для продавцов, у которых отсутствует собственный сайт, а основными каналами продаж являются социальные сети, например Facebook, Instagram, Viber или Telegram, и доски бесплатных объявлений. Кроме того, электронный инвойсинг актуален для фрилансеров, репетиторов, тренеров, работников beauty-индустрии, производителей handmade-изделий и других типов бизнеса.

Какие бывают инвойсы

Изначально инвойсом называли отгрузочный документ, которым сопровождали международные поставки товаров. Выставлением инвойса занимается поставщик, документ отсылают покупателю перед отгрузкой товара.

В международном бизнесе находят применение два вида инвойсов: проформа-инвойс и коммерческий (commercial invoice). Первый – это черновой счет, содержащий предварительный список товаров и цены. После того как он согласован, экспортер формирует коммерческий инвойс, который в итоге используется для оплаты товаров.

Сегодня инвойсом обычно называют счет на оплату товара между любыми покупателем и продавцом, причем необязательно речь идет о международном бизнесе.

В Украине синонимом инвойса является термин счет или счет-фактура. По сути счет-фактура является предложением по продаже неких товаров, но сама отгрузка товара может быть оформлена иным документом: расходной накладной, актом выполненных работ и т.д.

В некоторых странах (например, в РФ) счет-фактура – это документ бухгалтерского учета, который применяется только для исчисления НДС, а синонимом инвойса скорее можно назвать товарную накладную.

В чем разница между обычным инвойсом и онлайн-инвойсом

Появление электронного документооборота значительно облегчило обмен документами между продавцом и клиентом.

Традиционные бумажные документы уходят в прошлое, теперь предприниматель может быстро сформировать онлайн-инвойс, зная только номер мобильного телефона или электронную почту покупателя. Не нужно заполнять множество полей в платежном документе, поэтому процедура создания счета очень сильно упростилась.

Онлайн-инвойсинг предоставляет также множество других преимуществ: продавец получает возможность контролировать в личном кабинете на сайте все движения средств, проверять оплаты по ранее выставленным счетам. Есть возможность проанализировать все отправленные инвойсы, выделить наиболее прибыльных клиентов и пр. В случае продажи подписки на услугу можно задать период ее доступности и сумму ежемесячного списания.

Покупатель тоже выигрывает от использования онлайн-инвойсов. Во-первых, оплачивать такой счет намного удобнее, поскольку не нужно вводить какие-либо реквизиты получателя средств – все уже подготовлено. Во-вторых, онлайн-инвойс – это официальный документ от продавца, который вполне применим для отстаивания своих интересов в случае, если предприниматель не исполнил свои обязательства по сделке надлежащим образом. Если же оплата осуществлялась путем перевода денег на банковскую карту или электронный кошелек, то задача отстаивания своих прав для покупателя сильно усложняется.

Еще одно преимущество использования электронного инвойса – надежная защита персональных данных. Ведь для транзакции используются все инструменты безопасности платежной системы.

Например, платежная платформа Fondy позволяет сформировать онлайн-инвойс в несколько кликов и отослать его клиенту на электронную почту, в SMS-сообщении или в мессенджере. Таким образом, онлайн-инвойс – очень удобное решение для всех, кому необходим прием безналичных оплат от клиентов по Украине и из-за рубежа.

Как создавать инвойсы

Онлайн-инвойсинг – оптимальное решение для предпринимателя, который планирует быстро и удобно начать прием безналичных оплат от клиентов по Украине и из-за рубежа. Весь процесс происходит в личном кабинете на сайте платежного провайдера.

При создании инвойса следует указать сумму, тип валюты и описание. Например, если вы работаете с Fondy, то по умолчанию счет является действительным 10 дней, однако этот срок легко изменить на любой другой.

Счет станет активным немедленно после создания. Как только система создаст веб-ссылку, вы сможете отправить ее клиенту на email или через мессенджер.

Интересна также функция предавторизации при выставлении счета. Она найдет применение в бизнесах, в которых требуется предварительная блокировка средств на карте клиента до момента фактического предоставления сервиса. Таким образом, если сделка не состоится, деньги можно легко вернуть назад без комиссии.

Как оплачивать

Получив ссылку от продавца, покупатель кликает по ней и попадает на платежную страницу финансового провайдера. Выбрав наиболее подходящий для него платежный метод, клиент оплачивает счет. В свою очередь, продавец получает деньги на свою карту или расчетный счет.

Инвойсинг с Fondy

Создание инвойса в личном кабинете Fondy занимает пару минут, а при помощи мобильного приложения на iOS или Android онлайн-счет можно создать на ходу, то есть на месте предоставления услуг или доставки заказов. Такой инструмент может быть очень полезен для некоторых типов бизнеса.

Кроме того, для продавцов, сотрудничающих с Fondy, доступна услуга массовой рассылки инвойсов – можно загрузить в личном кабинете список плательщиков и суммы к оплате, а Fondy самостоятельно разошлет онлайн-счета клиентам.

Платежная страница Fondy предоставляет девять методов оплаты инвойса на выбор: карты Visa, Mastercard и ПРОСТІР, электронные кошельки Apple Pay и Google Pay, сервисы онлайн-платежей Masterpass и Visa Сheckout, а также онлайн-рассрочки Frisbee, monobank.

При использовании инструмента формирования онлайн-инвойсов от Fondy предприниматели могут принимать платежи из любой страны мира и в любой валюте, не показывая номер карты или счета, получать уведомления об оплате в личном кабинете и хранить историю всех оплат не менее 5 лет. Также есть возможность оформить платежную страницу в фирменных цветах и добавить свой логотип.