Що таке інвойсинг і як виставити інвойс

Створення та виставлення інвойсів є невід’ємною частиною сучасної комерційної діяльності. Цей матеріал допоможе дізнатися, що таке інвойсинг, як виставити та як оплатити інвойс і в чому різниця між різними типами інвойсів.

Що таке інвойс

Термін «інвойс» походить від англійського «invoice», що у перекладі означає рахунок на оплату або рахунок-фактура, тобто документ, який отримує покупець від продавця для оплати певних товарів чи послуг. Інвойс може містити не тільки вартість і кількість товарів, а й дані про відправника, одержувача та податкові збори.

Інвойсинг – це процедура створення та виставлення такого рахунку покупцю.

Після ухвалення у 2003 році закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» стало можливим застосування електронного, або онлайн-інвойсингу. Під цим терміном мається на увазі створення та надсилання рахунку покупцю для оплати в інтернеті.

Електронний інвойс сьогодні майже витіснив паперовий. Продавець може сформувати інвойс, у якому буде вказано перелік продуктів та їхню вартість, безпосередньо в особистому кабінеті на сайті платіжної системи, а далі надіслати клієнту посилання на вебсторінку з документом через месенджер, по email, у SMS або через будь-який інший канал комунікації. Покупцеві потрібно лише обрати найкомфортніший для нього спосіб оплати. Весь процес відбувається в інтернеті, без використання будь-яких паперових документів.

Онлайн-інвойсинг буде корисним для продавців, у яких відсутній власний сайт, а основними каналами продажів є соціальні мережі, наприклад Facebook, Instagram, Viber або Telegram, та дошки безкоштовних оголошень. Крім того, електронний інвойсинг актуальний для фрілансерів, репетиторів, тренерів, працівників beauty-індустрії, творців handmade-виробів та інших типів бізнесу.

Які бувають інвойси

Спочатку інвойсом називали відвантажувальний документ, яким супроводжували міжнародне постачання товарів. Виставленням інвойсу займається постачальник, документ надсилають покупцю перед відвантаженням товару.

У міжнародному бізнесі застосовують два види інвойсів: проформа-інвойс і комерційний (commercial invoice). Перший – це чорновий рахунок, що містить попередній перелік товарів та ціни. Коли він узгоджений, експортер формує комерційний інвойс, який зрештою використовується для оплати товарів.

Сьогодні інвойсом зазвичай називають рахунок на оплату товару між будь-якими покупцем та продавцем, причому необов’язково йдеться про міжнародний бізнес.

В Україні синонімом інвойсу є термін «рахунок» або «рахунок-фактура». По суті рахунок-фактура є пропозицією продажу деяких товарів, але саме відвантаження товару може бути оформлене іншим документом: видатковою накладною, актом виконаних робіт і т.д.

У деяких країнах (наприклад, у РФ) рахунок-фактура – це документ бухгалтерського обліку, який застосовується тільки для обчислення ПДВ, а синонімом інвойсу можна назвати товарну накладну.

У чому різниця між звичайним інвойсом та онлайн-інвойсом

Поява електронного документообігу значно полегшила обмін документами між продавцем і клієнтом.

Традиційні паперові документи відходять у минуле, тепер підприємець може швидко сформувати онлайн-інвойс, знаючи лише номер мобільного телефону чи електронну пошту покупця. Не потрібно заповнювати безліч полів у платіжному документі, тому процедура створення рахунку дуже спростилася.

Онлайн-інвойсинг надає безліч інших переваг: продавець отримує можливість контролювати в особистому кабінеті на сайті всі рухи коштів, перевіряти оплати за раніше виставленими рахунками. Є можливість проаналізувати всі відправлені інвойси, виділити найбільш прибуткових клієнтів та ін. У разі продажу підписки на послугу можна задати період її доступності та суму щомісячного списання.

Покупець теж виграє від використання онлайн-інвойсів. По-перше, оплачувати такий рахунок набагато зручніше, оскільки не потрібно вводити жодних реквізитів одержувача коштів – усе вже підготовлено. По-друге, онлайн-інвойс – це офіційний документ від продавця, який цілком можна застосувати для відстоювання своїх інтересів у разі, якщо підприємець не виконав своїх зобов’язань щодо угоди належним чином. Якщо ж оплата здійснювалася шляхом переказу грошей на банківську картку чи електронний гаманець, то завдання захисту своїх прав для покупця дуже ускладнюється.

Ще одна перевага використання електронного інвойсу – надійний захист персональних даних. Адже для транзакції використовуються всі засоби безпеки платіжної системи.

Наприклад, платіжна платформа Fondy дає можливість сформувати онлайн-інвойс за кілька кліків та надіслати його клієнту на електронну пошту, в SMS-повідомленні або в месенджері. Таким чином, онлайн-інвойс – дуже зручне рішення для всіх, кому необхідний прийом безготівкових оплат від клієнтів по Україні та з-за кордону.

Як створювати інвойси

Онлайн-інвойсинг – оптимальне рішення для підприємця, який планує швидко та зручно розпочати прийом безготівкових оплат від клієнтів по Україні та з-за кордону. Весь процес відбувається в особистому кабінеті на сайті платіжного провайдера.

При створенні інвойсу слід вказати суму, тип валюти й опис. Наприклад, якщо ви працюєте з Fondy, то за замовчуванням рахунок є дійсним 10 днів, однак цей термін легко змінити на будь-який інший.

Рахунок стане активним одразу після створення. Як тільки система створить вебпосилання, ви зможете надіслати його клієнту на email або через месенджер.

Цікавою є також функція передавторизації при виставленні рахунку. Вона знайде застосування у бізнесах, у яких потрібне попереднє блокування коштів на картці клієнта до моменту фактичного надання сервісу. Таким чином, якщо угода не відбудеться, грошi можна легко повернути назад без комісії.

Як оплачувати

Отримавши посилання від продавця, покупець клiкає по ньому і потрапляє на платіжну сторінку фінансового провайдера. Обравши найзручніший для себе платіжний метод, клієнт оплачує рахунок. У свою чергу, продавець отримує гроші на свою картку або розрахунковий рахунок.

Інвойсинг із Fondy

Створення інвойсу в особистому кабінеті Fondy займає кілька хвилин, а за допомогою мобільного додатка на iOS або Android онлайн-рахунок можна створити на ходу, тобто на місці надання послуг або доставки замовлень. Такий інструмент може бути дуже корисним для деяких типів бізнесу.

Крім того, для продавців, які співпрацюють із Fondy, доступна послуга масового розсилання інвойсів – можна завантажити в особистому кабінеті список платників та суми до сплати, а Fondy самостійно розішле онлайн-рахунки клієнтам.

Платіжна сторінка Fondy надає дев’ять методів оплати інвойсу на вибір: картки Visa, Mastercard та ПРОСТІР, електронні гаманці Apple Pay та Google Pay, сервіси онлайн-платежів Masterpass та Visa Сheckout, а також онлайн-розстрочки Frisbee, monobank.

При використанні інструмента формування онлайн-інвойсів від Fondy підприємці можуть приймати платежі з будь-якої країни світу та у будь-якій валюті, не показуючи номер картки або рахунку, отримувати повідомлення про оплату в особистому кабінеті та зберігати історію всіх оплат не менш ніж 5 років. Також є можливість оформити платіжну сторінку у фірмових кольорах і додати свій логотип.