Как устранить хаос в финансах бизнеса за 5 шагов

Как устранить хаос в финансах бизнеса за 5 шагов

Сейчас в Finmap доступны интеграции с 2000+ банков

«А где деньги?» – один из самых популярных вопросов среди предпринимателей. Вот вроде недавно получили оплату от крупного клиента или даже перевыполнили план продаж на месяц. Но когда начали считать, денег почему-то не оказалось. Открыли таблицы, достали блокноты с заметками, попытались найти чеки и квитанции, перелистали чаты с клиентами… А денег все равно нет.

Может, пора вызывать Шерлока Холмса и начинать расследование? Можно и так. Но лучше навести порядок в финансах и настроить системный учет. С чего начать и какие первые шаги вам нужно сделать, если в деньгах бизнеса хаос, рассказываем в этой статье.

Как дела в финансах вашего бизнеса: тест

Предлагаем пройти тест из 12 вопросов. Он поможет определить, что преобладает в деньгах вашего бизнеса сейчас: хаос или порядок.

Прочтите утверждения ниже. За каждое, с которым согласны, поставьте себе 1 балл. За те, с которыми не согласны, – 0 баллов. Начнем:

  1. Я точно знаю (или могу узнать в течение 1 минуты), сколько денег на каждом счету, электронном кошельке, карте, в кассе компании в данный момент.
  2. Я точно знаю (или могу узнать в течение 1 минуты), сколько всего денег поступило и сколько было потрачено в этом месяце.
  3. Я точно знаю (или могу узнать в течение 1 минуты), какую сумму компания должна поставщикам и подрядчикам.
  4. Я точно знаю (или могу узнать в течение 1 минуты), кто и сколько должен моему бизнесу, в какие сроки оплатит задолженность.
  5. Я не держу финансовую информацию в голове, а сразу вношу ее в систему учета (таблицы, программу).
  6. Я могу посмотреть структуру доходов и расходов по разным направлениям, проектам или категориям товаров/продуктов/услуг.
  7. Я не трачу на личные покупки деньги со счета, банковской карты, кассы моего бизнеса.
  8. В компании ведется управленческая отчетность: P&L – отчет о прибылях и убытках, CashFlow – отчет о движении денежных средств, баланс.
  9. Есть платежный календарь, где мы планируем будущие поступления и списания.
  10. Я знаю, сколько компания планирует заработать в следующем месяце и следующем квартале.
  11. Я знаю точку безубыточности моего бизнеса.
  12. Прежде чем забрать дивиденды, я анализирую отчеты (P&L, CashFlow, платежный календарь), чтобы компания не попала в кассовый разрыв, когда я возьму деньги из бизнеса.

Если вы набрали от 9 до 12 баллов, деньги вашего бизнеса под контролем. Крутой результат🚀

От 6 до 8 баллов – есть что улучшить. Прочтите эту статью полностью и выпишите в свой список задач, что еще нужно внедрить для финансового порядка в вашем бизнесе.

Меньше 6 баллов – не стоит расстраиваться. Теперь вы знаете, какие пробелы есть в вашем финучете и над чем нужно поработать.

Что вы можете сделать уже в ближайшее время, чтобы навести порядок в деньгах бизнеса? Вот 5 простых шагов.

Шаг 1. Разберитесь в финансах бизнеса

Прежде чем делегировать задачу ведения финучета, стоит разобраться в основах самостоятельно. Например:

  • Из каких элементов состоит грамотный учет денег бизнеса;
  • Какие есть основные финансовые показатели и как их читать;
  • Что такое отчеты P&L, CashFlow и баланс, зачем они нужны и как анализировать данные в этих отчетах;
  • В чем разница между методом начислений и кассовым методом учета доходов и расходов, как применять их в вашем бизнесе;
  • Как планировать поступления и расходы хотя бы на месяц вперед.

Зачем это нужно, если можно сразу привлечь финансового директора? Только разобравшись в финансах, вы сможете:

✔️ Делегировать учет финансисту так, чтобы потом понимать отчеты и легко проверять точность всех данных.

✔️ Грамотно настроить финучет и принимать управленческие решения на основе цифр.

✔️ Планировать развитие вашего бизнеса на основе реальных данных, а не по ситуации.

Чтобы разобраться в финансовом учете, не обязательно бежать получать специальное образование. Можно выбрать удобный формат: книги, видео, подкасты, тематические блоги. Или, например, пройти онлайн-курс от Finmap «Деньги бизнеса. От хаоса в учете к системе за 5 шагов» и системно разобраться в финансах вашего бизнеса.

Шаг 2. Возьмите под контроль движение денежных средств

Как вы учитываете поступления и списания денег в вашем бизнесе? Чаще всего предпринимателям некогда фиксировать все здесь и сейчас. Они выделяют время раз в неделю или даже реже. Достают свои заметки, квитанции, чеки и пытаются вспомнить про каждый платеж. В результате обязательно что-то потеряется или забудется.

Один из наших пользователей делился опытом, что до внедрения Finmap он старался записывать поступления и траты ежедневно. Но даже так не всегда удавалось вспомнить каждую оплату, ведь за целый день много чего происходит. Особенно часто терялись мелкие расходы. Однако за месяц, а тем более за год такие потеряшки складываются в существенную сумму.

Можно ли избежать этого, но и не тратить часы времени, записывая каждую копейку?

Да, если вы внедрите систему учета. Например, в онлайн-сервисе учета денег для бизнеса Finmap можно сделать интеграцию с вашими банковскими счетами и картами , и все операции будут фиксироваться в сервисе автоматически.

 

Кроме того, есть еще и Telegram-бот, с помощью которого вы также сможете заносить поступления и расходы моментально. На этой уйдет не более минуты и не придется заходить в личный кабинет в сервисе. Особенно такой способ удобен, если вы совершили какую-то оплату или получили деньги наличными и хотите сразу зафиксировать этот платеж в сервисе, а ноутбука под рукой нет.

 

Благодаря такому контролю движения денежных средств вы:

✔️ Не будете терять оплаты.

✔️ Всегда сможете посмотреть, сколько денег поступило, а сколько было потрачено сегодня, вчера или месяц назад.

✔️ Будете знать, сколько есть на счетах, картах и в кассе сейчас.

Шаг 3. Начните вести правильный учет прибыли

31 декабря Андрей Сергеевич, собственник ателье по пошиву спецодежды «Оранжевый жилет», увидел, что на счету компании осталось $5000. Уточнил у бухгалтера, все ли налоги, зарплаты и другие обязательные расходы в декабре они уже погасили. Бухгалтер подтвердил, что никаких долгов, можно смело идти в новый год. Тогда Андрей Сергеевич попросил перевести ему оставшиеся $5000 и поехал покупать подарки.

А 4 января один из заказчиков передумал шить спецодежду и попросил возврат предоплаты, которую оставлял в декабре. Еще и арендодатель прислал счет на оплату офиса. Только денег у «Оранжевого жилета» не оказалось.

Частая ошибка предпринимателей – считать прибылью все, что осталось на счетах и в кассе компании на конец месяца. И в результате, забрав этот остаток, попадать в кассовый разрыв (ситуацию, когда у бизнеса временно нет денег на погашение обязательных расходов).

Чтобы не допускать такой ошибки:

1. Освойте метод начисления

Это метод учета финансов, в котором все операции отражаются в учете по мере их возникновения, а не в момент оплаты и относятся к тому отчетному периоду, когда была совершена операция.

То есть выручка (деньги, которые бизнесу оплатил клиент) считается по факту исполнения обязательств, а не по факту получения денег. Например, «Оранжевый жилет» получил предоплату от клиента в декабре. Но выполнить заказ ателье должно было в январе. Значит, предоплату в качестве дохода можно было бы учесть только в январе, когда обязательство перед заказчиком будет выполнено.

2. Внедрите платежный календарь

И ведите учет будущих платежей. Например, если бы Андрей Сергеевич вел такой календарь, он бы видел, что 4 января ему нужно будет платить за аренду офиса. И оставил бы необходимую для оплаты сумму.

Но на самом деле платежный календарь помогает не только знать о будущих расходах. Давайте разберем его подробнее.

Шаг 4. Внедрите финансовое планирование

Согласитесь, круто знать, сколько бизнесу предстоит потратить в будущем месяце или квартале, а сколько – заработать. В этом как раз и поможет платежный календарь.

В нем стоит запланировать будущие расходы. Например, на оплату аренды, налогов, зарплат, подписки на сервисы, которыми пользуетесь для работы, погашение кредитов. А также будущие поступления. К примеру, платежи от клиентов, которые находятся на ежемесячном обслуживании, выплаты по дебиторской задолженности.

Таким образом вы сможете:

✔️ Наперед знать, какие расходы вам предстоят, и закладывать суммы на них заранее.

✔️ Планировать доход бизнеса на будущее.

✔️ Заранее знать о риске кассового разрыва.

Если в платежном календаре вы увидите, что сумма запланированных расходов превышает сумму поступлений, это тревожный сигнал. Но хорошо, что теперь у вас есть запас времени, чтобы исправить ситуацию. Например, перенести какие-то расходы, попросить об отсрочке, постараться привлечь больше клиентов или сделать допродажи существующим.

Например, пользователи Finmap, внося данные о доходах и расходах, могут указывать их даты в будущем.

 

В результате эти платежи будут отображаться в платежном календаре как запланированные.

И если есть угроза кассового разрыва, сервис сам предупредит об этом. Например, вот тут мы видим, что с 3 по 5 января компания будет находиться в кассовом разрыве, пока поступление 6 января не покроет его.

Шаг 5. Приобщайте сотрудников к учету

Это не только позволит вам сэкономить время, но и поможет вести точный учет. Например, один из пользователей Finmap, собственник строительной компании, рассказывал, что они открыли возможность вносить данные о поступлениях и тратах своим руководителям стройки, менеджерам по закупкам и даже водителю, который часто ездил в строительные магазины за материалами.

В результате такого решения:

✔️ Собственник и его партнеры освободили себе минимум несколько часов в неделю. Ведь иначе им пришлось бы собирать счета, чеки и квитанции с десятков сотрудников, чтобы все внести самостоятельно.

✔️ Компания перестала терять деньги (в среднем €2000 в месяц). Раньше, например, нередкой была ситуация, когда сотрудник терял чек. В результате доказать расход на закупку материалов перед клиентом было невозможно, и компания покрывала эти затраты сама. После внедрения Finmap, сотрудники стали вносить все траты сразу же. И даже если потом теряли какой-то чек, расход был зафиксирован, и можно было просто восстановить чек в магазине.

При этом в Finmap можно выбрать, какую информацию сотрудник может добавлять, какую только просматривать, а какая будет закрыта даже для просмотра. Таким образом, вы сохраните конфиденциальность финансовой отчетности.

 

Заключение

Возьмите на вооружение этот чек-лист и запланируйте на ближайшие дни, что стоит сделать для финансового порядка в вашем бизнесе:

✔️ Еще раз вернитесь к тесту и отметьте, в каких вопросах вы ответили «нет». Подумайте, как сделать, чтобы ваш ответ был «да».

✔️ Разберитесь в финансах бизнеса. Например, найдите подходящую книгу, блог либо курс.

✔️ Начните вести учет движения денежных средств.

✔️ Разберитесь с методом начислений.

✔️ Внедрите платежный календарь, чтобы планировать будущие поступления и расходы бизнеса.

✔️ Делегируйте внесение данных о платежах своим сотрудникам.

Внедрить системный финансовый учет и навести порядок в деньгах бизнеса никогда не поздно. Неважно, вы только планируете начать свое дело или уже несколько лет на рынке. А онлайн-сервис учета денег для бизнеса Finmap поможет вести финучет бизнеса онлайн, контролировать все поступления и расходы, анализировать ситуацию в бизнесе и видеть все данные в одном месте в виде понятных графиков и таблиц.

Больше о возможностях Finmap

Понравилась публикация – подписывайтесь

Получайте еще больше полезной информации об онлайн-платежах и бизнесе

Чат