ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) – це софтверне рішення для реєстрації розрахункових операцій, яке можна використовувати на звичайному смартфоні, планшеті чи іншому гаджеті (наприклад, ноутбуці). Є також варіант покупки спеціального пристрою з уже преінстальованим ПРРО. В Україні законодавчо такі рішення – їх іще називають онлайн-касою – стали доступними з 1 серпня 2020 року.
Апаратний РРО негайно після проведення операції фіскалізує та друкує чеки, далі вони зберігаються у нього у захищеній пам’яті. А програмний РРО при фіскалізації чека зв’язується через інтернет із сервером державної податкової служби (ДПС), тобто чеки зберігаються на сервері ДПС.
Таким чином, після кожної успішної платіжної операції до державної податкової служби надходить інформація про суму покупки, номенклатуру, опис покупки (якщо не вказано детальну номенклатуру), тип податку, збір і його розміри, найменування юрособи або ФОП, ПІБ касира, ідентифікатор чека, дату, версію протоколу.
Зазвичай при використанні ПРРО продавець надсилає покупцю чек або його ідентифікатор на електронну пошту або в месенджер. За ідентифікатором клієнт може переглянути чек на сайті державної податкової служби. За наявності відповідного обладнання можна роздрукувати чек.
У порівнянні з апаратними реєстраторами їхні програмні аналоги є більш доступними та дешевими у експлуатації. Фіскальні служби рекомендують застосовувати саме ПРРО, оскільки вважають, що таке рішення є найкращим варіантом для ФОП 2-4 груп. Утім, програмні РРО можуть використовуватися й іншими суб’єктами господарювання, включаючи юридичних осіб, вони мають вибір: узяти звичайний РРО чи програмний. Коли потрібен універсальний підхід, то можливий варіант застосування двох рішень одночасно.
Іноді ПРРО оптимальніший для завдань бізнесу, ніж апаратні реєстратори. Наприклад, якщо у вас невелика кількість продажів, а співробітники вже мають будь-який гаджет на робочому місці – смартфон, планшет або ноутбук. Крім того, якщо ваш бізнес – служба доставки, ви працюєте з безліччю кур’єрів і їм потрібні портативні касові апарати, ви можете видати їм смартфони для прийому оплат або використовувати їхні особисті гаджети. Все залежить від того, хто має застосовувати їх для фіскалізації чеків.
Якщо ви тільки запускаєте свій бізнес, продажів у вас поки що небагато і ви не можете собі дозволити витрачати гроші та час на покупку апаратного РРО, також скористайтесь для старту програмною версією РРО.
Для бізнесу важливу роль відіграє безперебійна та надійна робота реєстратора. Тобто програмна частина РРО повинна бути добре налагоджена, випробувана на великій кількості різних пристроїв. Однак відгуки про те, як працює датацентр ДПС, дозволяють припустити, що для користувачів ПРРО основна проблема полягає в перевантаженні і навіть падінні серверів. На жаль, це відбувається не так уже й рідко. У такому разі підприємцю доведеться почекати та зробити чергову спробу фіскалізації чека через 10-30 хвилин, що навряд чи сподобається покупцеві.
Програмний РРО проти апаратних РРО
Порівняння програмного та апаратного РРО
Програмний реєстратор розрахункових операцій
Апаратний реєстратор розрахункових операцій
Покупка
Завдяки ПРРО ви зможете фіксувати онлайн-продажі одразу після підключення. Додаткова сертифікація не потрібна, що дуже важливо.
– програмованих товарів (послуг)
– відділів та операторів
– видів оплати (готівка, картка, кредит, змішаний)
– пристроїв, що підключаються (ПК, ваги, сканери штрихкоду, POS-термінали)
– видів підключення (GSM/GPRS, Ethernet, USB)
Z-звіти
У ПРРО Z-звіт генерується автоматично та надсилається до ДПС. Отже, торговця застраховано від штрафних санкцій, які можливі у разі використання звичайного касового апарату.
За невиконання вимог законодавства щодо друку Z-звіту та його зберігання у книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) ДФС може оштрафувати магазин.
Касові чеки
1. Створити електронний чек і надіслати його в месенджер або на пошту клієнту. Можна також згенерувати QR-код із зашитим посиланням на чек (якщо у вас є фізична точка продажів).
2. Роздрукувати чек на папері (за наявності принтера).
Реєстрація РРО
Попередньо потрібно отримати сертифікат електронного підпису.
Після цього податкова включить ваш ПРРО до бази даних. Зазвичай всю процедуру можна провести за 1 день.
Після обміну звітністю:
1. Резервується фіскальний номер
2. За 3 дні РРО переводиться у фіскальний режим роботи
3. Потім до податкової подається довідка про опломбування та надсилається акт введення РРО в експлуатацію.
Усе це закон зобов'язує зробити за 7 днів.
Обслуговування
Робота без інтернету
Якщо ж відсутні інтернет і резервні номери, то продажі заборонені.
ПРРО від Fondy. Зручний у підключенні та безкоштовний
Як зареєструвати ПРРО
- Інсталюйте обране програмне рішення на відповідний пристрій. Про те, як встановити ПЗ, ви можете прочитати на сайті виробника.
- Перед реєстрацією ПРРО вам або іншому співробітнику, який працюватиме з ПРРО, потрібно отримати сертифікат електронного підпису (ЕЦП). Створити електронний підпис можна на сайті акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК ДПС) або через інший відповідний центр сертифікації. Використовувати можна будь-який ЕЦП, якщо ваш АЦСК входить до реєстру кваліфікованих представників електронних довірчих послуг.
- Далі подайте заяву за формою № 1-ПРРО (J/F1316604) на фіскальний сервер через електронний кабінет платника податків або за допомогою спеціалізованого ПЗ «Єдине вікно подання електронної звітності».
- Сервер в автоматичному режимі опрацьовує заяву, далі або реєструє ПРРО, або генерує відмову.
- Під час реєстрації кожен ПРРО отримує унікальний фіскальний номер. Дата реєстрації ПРРО збігається із датою отримання цього фіскального номера.
Переваги онлайн-каси від Fondy
- Програмний реєстратор розрахункових операцій від Fondy доступний для всіх користувачів платформи. На запитання «скільки коштує» одразу даємо відповідь: він безкоштовний.
- Онлайн-каса фіксує кожен успішний онлайн-платіж.
- Після підключення онлайн-каси сервер податкової служби автоматично отримуватиме інформацію про відкриття та закриття зміни, а також Z-звіти.
- ПРРО від Fondy повністю автоматизує подання звітності до податкової про всі продажі.
Дізнайтесь більше про ПРРО від Fondy
Програмний РРО для онлайн-бізнесу від Fondy
Сторінка про наше безкоштовне рішення для реєстрації операцій при прийомі онлайн-оплат. Тут ми, зокрема, розповіли про всі аспекти підключення та використання ПРРО в особистому кабінеті Fondy.
Розділ про програмні реєстратори розрахункових операцій у FAQ
Ми зібрали головні запитання, які виникають при підключенні та в роботі із ПРРО, та відповіли на них.
Нижче наведено корисні матеріали, які допоможуть розібратися у питанні використання програмних РРО
ПРРО та бухгалтерія
Усі правила описані у цьому законі. Але треба враховувати, що без пояснень від податкової ви не побачите всі реальні тонкощі застосування ПРРО.
Найкращі, на наш погляд, матеріали про використання РРО/ПРРО
Матеріал на інтернет-порталі iFactor. У гайдлайні описані всі ситуації, коли потрібно використовувати РРО/ПРРО.
Запис у блозі аудиторської компанії Аудит. Бухгалтерія. Аутсорсинг. Повністю розкриває тему РРО для фізосіб-підприємців.
Що таке РРО-штрафи сьогодні, як це може статися і скільки це обійдеться
Матеріал на інтернет-порталі iFactor. Звідси дізнаєтеся про все, що стосується проблем за недотримання правил від податкової.
Посилання на статті бухгалтерського видання Дебет-Кредит
Із ПРРО від Fondy ви займаєтеся бізнесом, а не думаєте про звіти
Бажаєте дізнатися більше?
Читайте інші корисні fintech-матеріали від першоджерела
