​​Як позбутися хаосу у фінансах бізнесу за 5 кроків

Як справи у фінансах вашого бізнесу: тест

Пропонуємо пройти тест із 12 запитань. Він допоможе визначити, що переважає у грошах вашого бізнесу зараз: хаос чи порядок.

Прочитайте твердження нижче. За кожне, з яким погоджуєтесь, поставте собі 1 бал. За ті, з якими не згодні, – 0 балів. Почнемо:

1. Я точно знаю (або можу дізнатися протягом 1 хвилини), скільки грошей на кожному рахунку, електронному гаманці, картці, в касі компанії у даний момент.
2. Я точно знаю (або можу дізнатися протягом 1 хвилини), скільки всього грошей надійшло і скільки було витрачено цього місяця.
3. Я точно знаю (або можу дізнатися протягом 1 хвилини), яку суму компанія винна постачальникам та підрядникам.
4. Я точно знаю (або можу дізнатися протягом 1 хвилини), хто і скільки винен моєму бізнесу, в які терміни сплатить заборгованість.
5. Я не тримаю фінансову інформацію в голові, а одразу вношу її до системи обліку (таблиці, програми).
6. Я можу переглянути структуру доходів і витрат за різними напрямками, проєктами або категоріями товарів/продуктів/послуг.
7. Я не витрачаю на особисті покупки гроші з рахунку, банківської картки, каси мого бізнесу.
8. У компанії ведеться управлінська звітність: P&L – звіт про прибутки та збитки, CashFlow – звіт про рух грошових коштів, баланс.
9. Є платіжний календар, де ми плануємо майбутні надходження та списання.
10. Я знаю, скільки компанія планує заробити в наступному місяці та наступному кварталі.
11. Я знаю точку беззбитковості мого бізнесу.
12. Перш ніж забрати дивіденди, я аналізую звіти (P&L, CashFlow, платіжний календар), щоб компанія не потрапила в касовий розрив, коли я візьму гроші з бізнесу.

Якщо ви набрали від 9 до 12 балів, то гроші вашого бізнесу під контролем. Крутий результат?

Від 6 до 8 балів – є що поліпшити. Прочитайте цю статтю повністю та випишіть у свій список завдань, що ще потрібно впровадити для фінансового порядку у вашому бізнесі.

Менш ніж 6 балів – не варто засмучуватися. Тепер ви знаєте, які прогалини є у вашому фінобліку та над чим треба попрацювати.

Що ви можете зробити вже найближчим часом, щоб навести лад у грошах бізнесу? Ось 5 простих кроків.

Крок 1. Розберіться у фінансах бізнесу

Перш ніж делегувати завдання ведення фінобліку, варто розібратися в основах самостійно. Наприклад:

• З яких елементів складається грамотний облік грошей бізнесу;
• Які є основні фінансові показники та як їх читати;
• Що таке звіти P&L, CashFlow та баланс, навіщо вони потрібні та як аналізувати дані у цих звітах;
• У чому різниця між методом нарахувань та касовим методом обліку доходів і витрат, як застосовувати їх у вашому бізнесі;
• Як планувати надходження та витрати хоча б на місяць уперед.

Навіщо це потрібно, якщо можна одразу залучити фінансового директора? Тільки розібравшись у фінансах, ви зможете:

✔️ Делегувати облік фінансисту так, щоб потім розуміти звіти та легко перевіряти точність усіх даних.

✔️ Грамотно налаштувати фіноблік та приймати управлінські рішення на основі цифр.

✔️ Планувати розвиток вашого бізнесу на основі реальних даних, а не за ситуацією.

Щоб розібратися у фінансовому обліку, не обов’язково здобувати спеціальну освіту. Можна вибрати зручний формат: книги, відео, подкасти, тематичні блоги. Або, наприклад, пройти онлайн-курс від Finmap «Гроші бізнесу. Від хаосу в обліку до системи за 5 кроків» та системно розібратись у фінансах вашого бізнесу.

Крок 2. Візьміть під контроль рух грошових коштів

Як ви враховуєте надходження та списання грошей у вашому бізнесі? Найчастіше підприємцям нема коли фіксувати все тут і зараз. Вони виділяють на це час раз на тиждень або навіть рідше. Дістають свої нотатки, квитанції, чеки і намагаються згадати про кожен платіж. В результаті обов’язково щось загубиться чи забудеться.

Один із наших користувачів ділився досвідом, як до впровадження Finmap він намагався записувати надходження та витрати щодня. Але навіть так не завжди вдавалося згадати кожну оплату, адже за цілий день багато чого відбувається. Особливо часто губилися дрібні витрати. Проте за місяць, а тим більше за рік такі втрати складалися у суттєву суму.

Чи можна цього уникнути, але й не витрачати години часу, записуючи кожну копійку?

Так, якщо ви впровадите систему обліку. Наприклад, в онлайн-сервісі обліку грошей для бізнесу Finmap можна зробити інтеграцію з вашими банківськими рахунками та картками , і всі операції фіксуватимуться в сервісі автоматично.

Крім того, є ще й Telegram-бот, за допомогою якого ви також зможете заносити надходження та витрати тут і зараз. На це піде не більше хвилини і не доведеться заходити в особистий кабінет у сервісі. Особливо такий спосіб зручний, якщо ви здійснили якусь оплату або отримали гроші готівкою і хочете одразу зафіксувати цей платіж у Finmap, а ноутбука під рукою немає.

Завдяки такому контролю руху грошових коштів ви:

✔️ Не будете втрачати оплати.

✔️ Завжди зможете подивитися, скільки грошей надійшло, а скільки було витрачено сьогодні, вчора чи місяць тому;

✔️ Знатимете, скільки є на рахунках, картках та у касі зараз.

Крок 3. Почніть вести правильний облік прибутку

31 грудня Андрій Сергійович, власник ательє з пошиття спецодягу «Помаранчевий жилет», побачив, що на рахунку компанії залишилося $5000. Уточнив у бухгалтера, чи всі податки, зарплати та інші обов’язкові витрати у грудні вже погасили. Бухгалтер підтвердив, що жодних боргів немає, можна сміливо йти в новий рік. Тоді Андрій Сергійович попросив переказати йому ці $5000 і поїхав купувати подарунки.

А 4 січня один із замовників передумав шити спецодяг і попросив повернення передоплати, яку залишав у грудні. Ще й орендодавець надіслав рахунок на оплату офісу. Тільки грошей у «Помаранчевого жилету» не було.

Поширена помилка підприємців – вважати прибутком усе, що залишилося на рахунках і в касі компанії на кінець місяця. І в результаті, забравши цей залишок, потрапляти в касовий розрив (ситуацію, коли бізнес тимчасово не має грошей на погашення обов’язкових витрат).

Щоб не допускати такої помилки:

1. Розберіться у методі нарахування

Це спосіб обліку фінансів, у якому операції відображаються в обліку в міру їх виникнення, а не в момент оплати і відносяться до того звітного періоду, коли було здійснено операцію.

Тобто виручка (гроші, які бізнесу сплатив клієнт) рахується за фактом виконання зобов’язань, а не за фактом отримання грошей. Наприклад, «Помаранчевий жилет» отримали передоплату від клієнта у грудні. Але виконати замовлення ательє мало у січні. Отже, передоплату як дохід можна було б врахувати лише у січні, коли зобов’язання перед замовником буде виконано.

2. Використовуйте платіжний календар

І ведіть облік майбутніх платежів. Наприклад, якби Андрій Сергійович мав такий календар, він побачив би, що 4 січня йому потрібно буде платити за оренду офісу. І залишив би потрібну для оплати суму.

Але насправді платіжний календар допомагає не тільки знати про майбутні витрати. Давайте розберемо його докладніше.

Крок 4. Впровадьте фінансове планування

Погодьтеся, корисно знати, скільки бізнес витратить наступного місяця або кварталу, а скільки – заробить. У цьому якраз і допоможе платіжний календар.

У ньому варто запланувати майбутні витрати. Наприклад, на оплату оренди, податків, зарплат, підписки на сервіси, якими користуєтеся для роботи, погашення кредитів. А також майбутні надходження. Наприклад, платежі від клієнтів, що перебувають на щомісячному обслуговуванні, виплати за дебіторською заборгованістю.

Таким чином ви зможете:

✔️ Наперед знати, які витрати на вас чекають, і закладати суми на них заздалегідь.

✔️ Планувати прибуток бізнесу на майбутнє.

✔️ Заздалегідь знати про ризик касового розриву.

Якщо у платіжному календарі ви побачите, що сума запланованих витрат перевищує суму надходжень, це тривожний сигнал. Але добре, що тепер ви маєте запас часу, щоб виправити ситуацію. Наприклад, перенести якісь витрати, попросити про відстрочку, постаратися залучити більше клієнтів чи зробити додаткові продажі наявним.

Користувачі Finmap, вносячи дані про доходи та витрати, можуть вказувати їхні дати у майбутньому.

В результаті ці платежі відображатимуться у платіжному календарі як заплановані.

І якщо є загроза касового розриву, сервіс попередить про це. Наприклад, тут ми бачимо, що з 12 січня компанія перебуватиме в касовому розриві.

Крок 5. Залучайте співробітників до обліку

Це не тільки дасть вам можливість заощадити час, а й допоможе вести точний облік. Наприклад, один із користувачів Finmap, власник будівельної компанії, розповідав, що вони відкрили можливість вносити дані про надходження та витрати своїм керівникам будівництва, менеджерам із закупівель і навіть водієві, який часто їздив у будівельні магазини по матеріали.

Внаслідок такого рішення:

✔️ Власник та його партнери звільнили собі щонайменше кілька годин на тиждень. Адже інакше їм довелося б збирати рахунки, чеки та квитанції з десятків співробітників, щоби все внести самостійно.

✔️ Компанія перестала втрачати гроші (у середньому €2000 на місяць). Раніше, наприклад, не рідкісною була ситуація, коли співробітник втрачав чек. В результаті довести витрати на закупівлю матеріалів перед клієнтом було неможливо, і компанія покривала ці витрати сама. Після впровадження Finmap співробітники стали вносити всі витрати одразу ж. І навіть якщо потім втрачали якийсь чек, витрата була зафіксована, і можна було просто відновити чек у магазині.

При цьому у Finmap можна обрати, яку інформацію співробітник може додавати, яку тільки переглядати, а яка буде закрита навіть для перегляду. Тож ви збережете конфіденційність фінансової звітності.

Висновок

Візьміть на замітку цей чек-ліст і заплануйте, що варто зробити найближчими днями для фінансового порядку у вашому бізнесі:

✔️ Ще раз поверніться до тесту та позначте, у яких запитаннях ви відповіли «ні». Подумайте, як зробити, щоб ваша відповідь була «так».

✔️ Розберіться у фінансах бізнесу. Наприклад, знайдіть відповідну книгу, блог або курс.

✔️ Почніть вести облік руху грошових коштів.

✔️ Розберіться у методі нарахувань.

✔️ Впровадьте платіжний календар, щоб планувати майбутні надходження та витрати бізнесу.

✔️ Делегуйте внесення даних щодо платежів своїм співробітникам.

Впровадити системний фінансовий облік та навести лад у грошах бізнесу ніколи не пізно. Неважливо, чи ви тільки плануєте розпочати свою справу, чи вже кілька років на ринку. А онлайн-сервіс обліку грошей для бізнесу Finmap допоможе вести фіноблік бізнесу онлайн, контролювати всі надходження та витрати, аналізувати ситуацію у бізнесі та бачити всі дані в одному місці у вигляді зрозумілих графіків і таблиць.